Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle: Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen der angebotenen Dienstleistungen ist ARCASCOUT, Inhaber: Stefan Siegel, Ulmenstarße 30, 18057 Rostock, Deutschland. Sie erreichen uns für Datenschutzanliegen unter der E-Mail-Adresse mail@arcascout.de.

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchen Zwecken wir sie verarbeiten und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben. Diese Datenschutzerklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen im Zusammenhang mit unseren B2B-Dienstleistungen (Hintergrundüberprüfung, OSINT-Recherche, Bewerber-Validierung) sowie für den Besuch unserer Website.

Welche Daten werden erfasst

Wir verarbeiten je nach Anlass unterschiedliche Arten personenbezogener Daten:

Stammdaten: Wenn Sie als Kunde mit uns in Kontakt treten oder einen Auftrag erteilen, erfassen wir Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten. Dazu gehören z. B. Firmenname, Name des Ansprechpartners, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie ggf. Vertrags- oder Rechnungsdaten.
Auftragsdaten: Im Rahmen der Auftragsdurchführung können wir personenbezogene Daten Dritter verarbeiten, die Sie uns bereitstellen (z. B. Daten von Bewerbern, die überprüft werden sollen). Dies können Lebenslaufdaten, berufliche Profile, Qualifikationsnachweise oder andere für den Hintergrundcheck relevante Informationen sein. Zudem verarbeiten wir die Ergebnisse unserer Recherchen über diese Personen, soweit sie für den Auftrag relevant sind.
Nutzungsdaten der Website: Beim Besuch unserer Website werden technische Daten erfasst, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seiten/Dateien, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie ähnliche Informationen. Diese Daten fallen bei der Nutzung der Website an.
Formulardaten: Sofern Sie Online-Formulare auf unserer Website nutzen (z. B. Kontaktformulare, Upload-Formulare für Unterlagen oder Newsletter-Anmeldungen), erheben wir die von Ihnen eingegebenen Daten. Das umfasst z. B. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Nachrichteninhalt sowie ggf. hochgeladene Dateien oder andere Eingaben.
Newsletter-Daten: Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Ihren Namen, um Ihnen den Newsletter zusenden zu können.
Signatur-Daten: Bei Nutzung unserer elektronischen Vertragsunterzeichnung (z. B. über den Dienst "Yousign") verarbeiten wir die für die Signatur erforderlichen Daten wie Name und E-Mail-Adresse der unterzeichnenden Person sowie die elektronische Signatur und Zeitstempel.
Cookies und Tracking-Daten: Bei Nutzung unserer Website werden Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert. Diese können je nach Art Informationen über Ihr Nutzungsverhalten enthalten. Durch Tracking-Technologien erheben wir pseudonyme Nutzungsprofile (siehe Abschnitt Cookies und Tracking unten sowie Details zu Google Analytics).

Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten die genannten Daten zu folgenden Zwecken:

Vertragsanbahnung und -erfüllung: Stammdaten und Auftragsdaten verarbeiten wir, um Ihre Anfragen zu beantworten, Angebote zu erstellen und die beauftragten Background-Check-Dienstleistungen durchzuführen. Dazu zählt auch die Kommunikation mit Ihnen sowie die Übermittlung der Recherche-Ergebnisse.
Durchführung von Hintergrundprüfungen: Die im Rahmen eines Auftrags bereitgestellten Bewerber- oder Mitarbeiterdaten sowie die von uns recherchierten Informationen über diese Personen verarbeiten wir ausschließlich, um den vom Kunden beauftragten Hintergrundcheck sachgerecht durchzuführen und dem Kunden ein entsprechendes Prüfergebnis zu liefern.
Betrieb der Website: Die Erfassung von Nutzungsdaten beim Besuch der Website dient der technischen Bereitstellung der Website und der Gewährleistung der IT-Sicherheit (z. B. Abwehr von Angriffsversuchen).
Kontaktformular und Anfragen: Daten, die über Kontakt- oder Upload-Formulare eingegeben werden, nutzen wir zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen (zur Beantwortung von Anfragen oder Bearbeitung von übermittelten Unterlagen).
Elektronische Vertragsabwicklung: Falls wir für Vertragsabschlüsse den Dienst Yousign verwenden, dienen die erfassten Signatur-Daten der Identifikation der Unterzeichner und der rechtssicheren Dokumentation der Zustimmung zu Vertragsinhalten.
Newsletter: Ihre E-Mail-Adresse verarbeiten wir, um Ihnen nach Ihrer Anmeldung regelmäßig unseren Newsletter mit Informationen zu unseren Dienstleistungen zukommen zu lassen.
Verbesserung unseres Angebots: Wir nutzen Analysedaten (z. B. von Google Analytics) um das Nutzungsverhalten auf unserer Website auszuwerten. Dies hilft uns, unser Webangebot und unsere Dienstleistungen zu optimieren und nutzerfreundlicher zu gestalten.
Werbliche Kommunikation gegenüber Bestandskunden: In gesetzlich zulässigem Umfang kann es vorkommen, dass wir Kontaktdaten bestehender Kunden nutzen, um Informationen zu ähnlichen Dienstleistungen zukommen zu lassen. Dies erfolgt sparsam und nur, soweit Sie dem nicht widersprochen haben.
Sicherheit und Missbrauchsprävention: Durch Dienste wie reCAPTCHA schützen wir unsere Website vor automatisierten Eingaben (Spam, Bots) und Missbrauch. Zu diesem Zweck werden bestimmte Nutzungsdaten analysiert.
Erfüllung rechtlicher Pflichten: Teilweise sind wir gesetzlich verpflichtet, bestimmte Daten zu verarbeiten, z. B. Aufbewahrung von Rechnungsunterlagen zu steuerlichen Zwecken oder Auskunftserteilung an Behörden im gesetzlichen Rahmen.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis der DSGVO und des BDSG. Je nach Zweck stützen wir uns auf unterschiedliche Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Soweit die Datenverarbeitung zur Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erfolgt (etwa Bearbeitung Ihres Auftrags, Kommunikation im Rahmen des Vertragsverhältnisses), beruht sie auf dieser Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage (z. B. Erstellung eines Angebots).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen): Wir verarbeiten bestimmte Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Dies umfasst z. B. die Verarbeitung von Bewerberdaten im Auftrag des Kunden zur Bewertung der Eignung (berechtigtes Interesse des Kunden an der Überprüfung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses), die Nutzung von Analyse- und Sicherheits-Tools auf der Website (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots und Schutz vor Missbrauch) oder die Direktwerbung gegenüber Bestandskunden. In allen Fällen achten wir darauf, dass keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der Betroffenen entgegenstehen. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, jederzeit zu widersprechen (siehe Rechte der Betroffenen).
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Für bestimmte Verarbeitungen holen wir zuvor Ihre Einwilligung ein. Dies betrifft insbesondere das Versenden von Newslettern an Nicht-Kunden, die Verwendung nicht notwendiger Cookies/Tracking (z. B. Google Analytics) und ggf. die elektronische Vertragsunterzeichnung über Drittanbieter, sofern hierbei eine Einwilligung erforderlich ist. Wenn wir Sie um Ihre Einwilligung bitten, erfolgt die Verarbeitung nur, nachdem Sie diese aktiv erteilt haben. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (z. B. durch Abmeldung vom Newsletter oder Anpassung Ihrer Cookie-Einstellungen).
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): In Fällen, in denen wir gesetzlich verpflichtet sind, Daten zu verarbeiten (z. B. Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen für 6 bzw. 10 Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB), stützen wir die Verarbeitung auf diese Rechtsgrundlage.
§ 26 BDSG (Datenverarbeitung für Beschäftigungszwecke): Soweit im Rahmen unserer Dienstleistungen Bewerber- oder Mitarbeiterdaten verarbeitet werden, kann – sofern es um die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses geht – auch § 26 Abs. 1 BDSG einschlägig sein. In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung auf Basis des Beschäftigungsverhältnisses (oder dessen Anbahnung) beim Kunden.

Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir unterscheiden zwischen:

Notwendigen Cookies: Diese Cookies sind für den Betrieb der Website und die Bereitstellung grundlegender Funktionen erforderlich (z. B. Session-Cookies, Sicherheits-Cookies). Sie können nicht deaktiviert werden, da die Website sonst nicht korrekt funktionieren würde.
Präferenz- und Funktions-Cookies: Diese optionalen Cookies speichern Einstellungen oder unterstützen zusätzliche Funktionen, um Ihre Benutzererfahrung zu verbessern (z. B. Merken von Formulareingaben).
Analyse- und Marketing-Cookies: Hierbei handelt es sich um nicht essenzielle Cookies, die dazu dienen, das Nutzungsverhalten zu analysieren (siehe Google Analytics) oder unsere Marketingmaßnahmen zu unterstützen. Solche Cookies setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung.

Beim ersten Besuch unserer Website (und ggf. in regelmäßigen Abständen) fragen wir Sie über ein Cookie-Banner nach Ihrer Einwilligung für die Nutzung nicht notwendiger Cookies und Tools. Sie können Ihre Präferenzen dort einstellen und Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen der Website widerrufen bzw. ändern. Unabhängig davon können Sie das Speichern von Cookies auch durch Einstellungen in Ihrem Browser verhindern oder bereits gesetzte Cookies löschen. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei der Ablehnung von Cookies ggf. nicht sämtliche Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden können.

Einige der von uns eingesetzten externen Dienste (siehe unten) verwenden Cookies oder ähnliche Technologien. In den folgenden Abschnitten informieren wir Sie über diese Dienste und die dabei stattfindende Datenverarbeitung.

Eingesetzte Dienste und Tools

Google Analytics

Unsere Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse Ihrer Benutzung der Website ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Websitenutzung (einschließlich der gekürzten IP-Adresse) werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert. Wir haben Google Analytics auf IP-Anonymisierung eingestellt, sodass Ihre IP-Adresse von Google innerhalb der EU/ des EWR vor der Übermittlung in die USA gekürzt wird. Google nutzt diese Informationen in unserem Auftrag, um die Nutzung der Website auszuwerten, Reports über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen und weitere mit der Websitenutzung und Internetnutzung verbundene Dienstleistungen uns gegenüber zu erbringen.

Wir verwenden Google Analytics ausschließlich mit Ihrer Einwilligung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie in unserem Cookie-Banner die entsprechenden Einstellungen ändern oder das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics verwenden. Nähere Informationen hierzu finden Sie auf der Google-Website.

Die im Rahmen von Google Analytics erhobenen Daten werden für 14 Monate gespeichertadsmurai.com und anschließend gelöscht bzw. anonymisiert. Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Da Google auch Server in den USA betreibt, kann es in Einzelfällen zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kommen. Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziertpolicies.google.com, was ein dem EU-Recht vergleichbares Datenschutzniveau gewährleisten soll. Zusätzlich stützen wir internationale Datenübermittlungen an Google auf die von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy.

Google Tag Manager

Wir verwenden den Google Tag Manager (Anbieter: Google Ireland Limited). Durch dieses Tool können wir Website-Tags (insbesondere Skripte von Drittanbietern wie Google Analytics) über eine Oberfläche verwalten. Der Tag Manager selbst verarbeitet keine personenbezogenen Daten der Nutzer; er dient lediglich der Auslösung anderer Tags. Diese anderen Tags können wiederum Daten erfassen (siehe die Ausführungen zu Google Analytics). Wenn eine Deaktivierung von Cookies/Tracking vorgenommen wurde (Opt-Out), bleibt diese für alle mit dem Tag Manager eingebundenen Tracking-Tags wirksam. Rechtsgrundlage für die Nutzung des Tag Managers ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten Verwaltung der eingesetzten Tools. Da der Tag Manager jedoch selbst keine Nutzerdaten speichert, werden durch diesen Einsatz allein keine weiteren personenbezogenen Daten verarbeitet.

Google reCAPTCHA

Auf unseren Formularen setzen wir Google reCAPTCHA (Anbieter: Google Ireland Limited, Dublin) ein, um sicherzustellen, dass Eingaben nicht durch automatisierte Bots erfolgen. reCAPTCHA analysiert das Verhalten des Website-Besuchers anhand verschiedener Merkmale (z. B. Mausbewegungen, Eingabeverhalten) und entscheidet, ob es sich um einen menschlichen Nutzer handelt. Dabei werden möglicherweise auch Ihre IP-Adresse und weitere für den Dienst benötigte Daten an Google-Server übermittelt. Diese Nutzung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) am Schutz vor Spam und Missbrauch. Die von reCAPTCHA erhobenen Daten unterliegen den Google-Datenschutzbestimmungen. Auch hierbei kann es zu einer Übermittlung in die USA kommen (siehe oben zum Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln bei Google). Weitere Informationen finden Sie unter https://policies.google.com/privacy und https://policies.google.com/terms (Google Nutzungsbedingungen).

JotForm (Online-Formulare)

Wir binden auf unserer Website Online-Formulare des Dienstanbieters JotForm Inc., 4 Embarcadero Center, Suite 780, San Francisco CA 94111, USA ein. Über JotForm können Sie z. B. Kontaktanfragen stellen oder Dateien hochladen. Wenn Sie ein solches Formular ausfüllen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten an JotForm übermittelt und auf deren Servern gespeichert. Laut JotForm werden Daten europäischer Kunden ausschließlich auf Servern in der EU gespeichertadsimple.de. JotForm agiert für uns als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO, mit dem wir einen entsprechenden Vertrag abgeschlossen haben. Die Verarbeitung der Formulardaten erfolgt – je nach Zweck Ihrer Anfrage – entweder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Ihre Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Sie uns über ein JotForm-Formular Daten übermitteln, gehen wir davon aus, dass Sie mit der Verarbeitung einverstanden sind; sollten wir für bestimmte Formulare eine ausdrückliche Einwilligung einholen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), werden wir dies im Formular kenntlich machen. Die durch JotForm erhobenen Daten werden von uns nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist (siehe dazu auch Speicherdauer weiter unten). Weitere Hinweise zum Datenschutz bei JotForm finden Sie in deren Privacy Policy unter https://www.jotform.com/privacy/.

Yousign (Elektronische Signatur)

Für die digitale Unterzeichnung von Verträgen nutzen wir gegebenenfalls den Dienst Yousign der Yousign SAS, 7 Rue de Saussure, 75017 Paris, Frankreich. Wenn Sie einen Vertrag elektronisch über Yousign unterzeichnen, werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihre digitale Signatur und ggf. weitere für den Signaturprozess erforderliche Daten durch Yousign verarbeitet. Yousign agiert als unser Auftragsverarbeiter zur Abwicklung des Signaturvorgangs. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie zur Erfüllung des (noch abzuschließenden) Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Yousign erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und gewährleistet eine sichere und rechtsgültige elektronische Signatur. Die über Yousign gesammelten Signaturdaten (z. B. Zertifikate, Zeitstempel) dienen der Dokumentation und werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Yousign speichert Daten auf europäischen Servern; eine Übermittlung in Drittländer findet nach unserem Kenntnisstand nicht statt. Mehr Informationen zum Datenschutz bei Yousign können Sie der Datenschutzerklärung von Yousign entnehmen: https://yousign.com/privacy (englisch).

Newsletter-Versand

Wenn Sie sich zu unserem E-Mail-Newsletter anmelden, nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse (und falls angegeben Ihren Namen) zum Versand des Newsletters. Sie erhalten dann regelmäßig Informationen zu unseren Angeboten und Neuigkeiten rund um unsere Dienstleistungen. Der Versand erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Für den Versand können wir einen spezialisierten E-Mail-Dienstleister als Auftragsverarbeiter einsetzen, der Ihre Daten in unserem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO verarbeitet (z. B. Versandplattformen in der EU). Die Anmeldung zum Newsletter erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie über einen Bestätigungslink Ihre Anmeldung verifizieren müssen. So stellen wir sicher, dass Sie tatsächlich der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder durch eine Nachricht an uns abbestellen. Nach einer Abmeldung werden Ihre Daten aus dem Newsletter-Verteiler gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht dem entgegensteht.

Empfänger der Daten / Auftragsverarbeiter

Ihre personenbezogenen Daten behandeln wir vertraulich und geben sie grundsätzlich nur dann an Dritte weiter, wenn dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Empfänger Ihrer Daten können sein:

Auftragsverarbeiter: Wir bedienen uns externer Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten. Hierzu gehören u. a. IT-Dienstleister (z. B. für Hosting unserer Website und E-Mail, Newsletter-Versand), Anbieter von Analysetools (Google), Formular- und Signaturdienste (JotForm, Yousign) sowie ggf. weitere Software- oder Cloud-Dienstleister, die wir zur Leistungserbringung einsetzen. Mit all diesen Dienstleistern haben wir datenschutzkonforme Verträge abgeschlossen, die sicherstellen, dass Ihre Daten nur im Rahmen unserer Weisungen und unter Schutzmaßnahmen verarbeitet werden.
Kunden und geprüfte Personen: Im Rahmen unserer Dienstleistung kann es vorkommen, dass Ergebnisse von Hintergrundprüfungen, die personenbezogene Daten Dritter enthalten, an den jeweils beauftragenden Kunden übermittelt werden. Dies geschieht auf Grundlage des Vertrags mit dem Kunden. Eine darüberhinausgehende Offenlegung der Daten an andere Kunden oder unbeteiligte Dritte erfolgt selbstverständlich nicht.
Behörden und gesetzliche Stellen: Soweit wir gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss verpflichtet sind, personenbezogene Daten offenzulegen, kommen die jeweiligen Behörden oder Stellen als Empfänger in Betracht (z. B. Strafverfolgungsbehörden im Rahmen ihrer Zuständigkeit).
Berater: In Einzelfällen können externe Berater (z. B. Steuerberater, Rechtsanwälte) Zugriff auf bestimmte personenbezogene Daten erhalten, sofern dies für deren Leistung (z. B. Buchhaltung, Rechtsberatung) erforderlich ist und eine Vertraulichkeitsvereinbarung besteht.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) erfolgt nur, soweit entweder ein angemessenes Datenschutzniveau durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (wie z. B. für das Vereinigte Königreich oder – im Rahmen des Data Privacy Framework – für zertifizierte Unternehmen in den USA) besteht, wir mit dem Empfänger Standardvertragsklauseln abgeschlossen haben oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Im Falle der von uns genutzten Google-Dienste und eventuell JotForm bedeutet dies konkret: Google LLC (USA) ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich bestehen Standardvertragsklauseln. JotForm speichert Daten europäischer Kunden nach eigener Aussage in der EU, und Yousign verarbeitet Daten innerhalb der EU.

Speicherdauer / Löschfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Im Einzelnen:

Vertrags- und Auftragsdaten: Daten, die im Zusammenhang mit einem Auftrag verarbeitet werden (inkl. Ergebnisse der Hintergrundprüfung), bewahren wir grundsätzlich so lange auf, wie es für die Vertragsdurchführung und etwaige Gewährleistungs- oder Haftungsansprüche nötig ist. Nach Abschluss des Auftrags können wir die Daten zunächst weiter speichern, falls Nachfragen oder Anschlussaufträge zu erwarten sind. Spätestens jedoch löschen oder anonymisieren wir diese Daten, wenn feststeht, dass keine weitere Verwendung mehr erfolgt. Gesetzliche handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (i. d. R. 6 Jahre für geschäftliche Korrespondenz und Verträge, 10 Jahre für abrechnungsrelevante Unterlagen) bleiben unberührt; Unterlagen, die diesen Pflichten unterfallen, speichern wir bis zum Ablauf der Fristen.
Kontaktdaten und Anfragen: Daten aus allgemeinen Anfragen (ohne dass ein Vertrag zustande kommt) löschen wir, sobald die Kommunikation abgeschlossen und eine weitere Kontaktaufnahme nicht mehr zu erwarten ist. Wenn Sie uns z. B. per E-Mail oder Formular kontaktieren, werden Ihre Angaben für die Bearbeitung der Anfrage sowie für Anschlussfragen gespeichert und nach Erledigung der Anfrage gelöscht, sofern keine weiteren Gründe für eine Aufbewahrung vorliegen.
Bewerberdaten im Auftrag: Personenbezogene Daten, die uns der Kunde über Dritte (Bewerber/Mitarbeiter) zur Prüfung überlässt, speichern wir nur so lange, wie es für den Prüfungsauftrag notwendig ist. Nach Abschluss der Prüfung und Übergabe des Ergebnisses an den Kunden werden diese Daten in unseren Systemen gelöscht, sofern nicht aus abrechnungsgründen oder Nachweispflichten eine weitere Speicherung erforderlich ist. Der Kunde ist verantwortlich, diese Daten ggf. selbst bei sich zu archivieren bzw. zu löschen gemäß den für ihn geltenden Vorschriften.
Newsletter-Daten: Ihre für den Newsletter angemeldeten Daten speichern wir, solange das Abonnement aktiv ist. Nach einer Abmeldung werden Ihre E-Mail-Adresse und ggf. weitere Daten zeitnah aus dem Verteiler entfernt. In einem Protokoll speichern wir jedoch den Zeitpunkt Ihrer An- und Abmeldung, um die Einwilligung und den Widerruf nachweisen zu können. Diese Protokolldaten werden für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen bzw. solange ein rechtliches Interesse besteht, aufbewahrt.
Analysedaten: Daten, die über Google Analytics erhoben werden, werden wie oben erwähnt in der Regel 14 Monate aufbewahrt. Die durch Cookies erhobenen Nutzungsdaten können Sie jederzeit selbst löschen, indem Sie die Cookies in Ihrem Browser entfernen. Soweit wir Analysedaten in aggregierter Form (ohne Personenbezug) länger vorhalten, stellt dies keine personenbezogene Speicherung mehr dar.
Bewerbungsunterlagen: (Falls Sie sich z. B. initiativ bei uns bewerben sollten, was hier eher nicht der Fall ist.) Solche Daten würden wir nach Abschluss des Bewerbungsprozesses innerhalb von 6 Monaten löschen, sofern keine Einstellung erfolgt. (Hinweis: Dieser Punkt ist ein theoretisches Beispiel, da ARCASCOUT als Einzelunternehmen derzeit keine Stellen ausschreibt.)

Wenn im Einzelfall abweichende Speicherfristen gelten (z. B. weil Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben), weisen wir an entsprechender Stelle explizit darauf hin.

Rechte der Betroffenen

Sie haben als betroffene Person, deren Daten wir verarbeiten, folgende Rechte:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen gespeichert haben. Dies beinhaltet Informationen zu den Verarbeitungszwecken, Kategorien der Daten, Empfängern, geplanten Speicherdauer etc.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sollten wir unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten von Ihnen gespeichert haben, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind, Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage fehlt, oder wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgte. Bitte beachten Sie, dass das Recht auf Löschung eingeschränkt sein kann, wenn wir zur Aufbewahrung Ihrer Daten gesetzlich verpflichtet sind oder wir die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen (z. B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, für die Dauer der Überprüfung; oder wenn Sie Widerspruch gegen eine Verarbeitung eingelegt haben, bis zur Klärung).
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag mit Ihnen beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, haben Sie das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und – soweit technisch machbar – die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Wie oben bereits erwähnt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten Widerspruch einzulegen, soweit wir diese auf ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir die betreffende Verarbeitung einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Dem Direktmarketing können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; in diesem Fall stellen wir die entsprechende Verarbeitung Ihrer Daten ein.
Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Wenn Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzgesetze verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können dies bei der für uns zuständigen Behörde oder jeder anderen Aufsichtsbehörde innerhalb der EU tun. In Mecklenburg-Vorpommern ist dies beispielsweise der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter den oben genannten Kontaktinformationen (Verantwortliche Stelle) kontaktieren. Bitte geben Sie dabei an, um welches Recht Sie nachsuchen und machen Sie möglichst genaue Angaben, damit wir Ihr Anliegen effizient bearbeiten können. Wir werden Ihre Anfrage gemäß den gesetzlichen Vorgaben zeitnah bearbeiten und Sie darüber informieren, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.

Kontakt für Datenschutzanfragen

Wenn Sie Fragen zum Thema Datenschutz bei ARCASCOUT haben oder eines Ihrer Rechte ausüben möchten, können Sie sich gerne an uns wenden. Am einfachsten erreichen Sie uns per E-Mail an mail@arcascout.de. Sie können uns auch postalisch unter der in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Adresse anschreiben. Bitte richten Sie Ihr Anliegen zu Händen von "Datenschutzbeauftragter/Datenschutzverantwortlicher". (Hinweis: Da unser Unternehmen klein ist, haben wir keinen offiziellen Datenschutzbeauftragten benannt; Ihr Anliegen wird aber intern vertraulich durch die Geschäftsführung bearbeitet.)

Wir empfehlen, für vertrauliche Anfragen den E-Mail-Weg zu nutzen, da uns so eine schnelle Zuordnung und Beantwortung möglich ist.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen oder neue Dienstleistungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung ist auf unserer Website unter der Rubrik "Datenschutz" einsehbar. Wir empfehlen Ihnen, diese Hinweise in regelmäßigen Abständen erneut zu lesen.

Stand: April 2025